La tecnica del gamberetto: come pianificare la promozione per un nuovo evento

Se hai una scuola di danza, sei un coreografo o un insegnante freelance, prima o poi ti ritroverai sicuramente ad organizzare qualche evento. Il saggio di fine anno, uno stage, un concorso o anche solo una semplice esibizione hanno tutti una cosa in comune: devono essere organizzati e pianificati al meglio!

Fai un esercizio di immaginazione: è finalmente arrivato il giorno del grande evento, hai lavorato tanto perché tutto funzionasse al meglio e ci hai investito soldi e tempo…ma non si presenta nessuno!

Drammatico!! Ma purtroppo estremamente realistico e frequente!!

Nel caso nefasto che questa spiacevole situazione ti sia già capitata o nel caso in cui tu stia pianificando qualche evento e non voglia finire a piangerti addosso per un insuccesso, oggi ti presento una strategia molto utile per pianificare la promozione e scongiurare il fallimento!

La tecnica del gamberetto

Oggi ti presento la tecnica di pianificazione che amo soprannominare “tecnica del gamberetto“.

Esattamente come un gamberetto che procede all’incontrario, dovrai partire dalla data del tuo evento e procedere a ritroso per pianificare le tue strategie di promozione.

Cosa ti serve:

Come si fa:

Inizia a compilare il calendario vuoto inserendo la data del tuo evento.

Dopo aver evidenziato la data del tuo evento, assegna ad ogni strategia di promozione un colore specifico di post-it.

Ad esempio io utilizzo:

  • azzurro = social
  • verde = sito web + portali
  • giallo = promozione volantini/azioni sul territorio
  • fuxia = contatto diretto (telefono o email) con potenziali interessati e iscritti
  • arancione = vario

A questo punto dovrai andare a ritroso, programmando la strategia che ritieni migliore per promuovere il tuo evento e assegnando ad ogni giornata una o più azioni che dovrai compiere.

Una volta che ti ritieni soddisfatto, tutto quello che dovrai fare è tenere il tuo calendario della pianificazione sulla scrivania e ogni giorno controllare quali azioni devi fare per mantenere tutto sotto controllo!

Le regole della pianificazione

Non c’è una regola valida per tutti e replicabile per ogni evento: solo provando, testando e “aggiustando” il tiro potrai trovare la miglior strategia che si adatta a te e a quello che organizzi.

Per mettere in atto la tecnica del gamberetto amo utilizzare i post it proprio perché li posso spostare e modificare in itinere, mantenendo una vista di insieme.

Tuttavia ci sono delle linee guida generali che puoi seguire per assicurarti di evitare il flop:

  • l’attenzione delle persone è estremamente limitata, assicurati che il tuo messaggio arrivi loro almeno attraverso 7 mezzi differenti
  • parti molto in anticipo con la promozione, creando nella tua comunicazione un “effetto suspence”
  • a ridosso della data dell’evento (o della scadenza delle iscrizioni) intensifica le tue azioni
  • sii aperto alle nuove strategie: la comunicazione è in continua evoluzione e non puoi rimanere indietro
  • cerca di rendere misurabile ogni strategia che utilizzi (metriche di facebook ads, google analytics, buoni sconto con codici univoci, etc)
  • cerca spunti per nuovi modi di promuoverti confrontandoti con altre persone (scopri il gruppo facebook di EcnaDanceRoom)

Hai bisogno di aiuto?

Se hai bisogno di aiuto per impostare la tua prima strategia di comunicazione e promozione per un tuo evento o se vorresti trovare nuovi spunti ed idee, contattami per una consulenza telefonica o su skype! Compila il modulo sottostante e ti ricontatterò in brevissimo tempo

 

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